Metoda Kanban

Duże projekty wymagają odpowiedniego rozwiązania do szybkiej wizualizacji wielu etapów pracy. Za pomocą metody Kanban i produktów, takich jak Post-it® Super Sticky Notes możesz łatwo rozdzielać zadania pomiędzy członków zespołu i śledzić postęp ich realizacji w jednym przejrzystym systemie.

Kiedy razem z zespołem realizujesz skomplikowany program — nierzadko obejmujący wiele etapów, dokumentów i zaangażowanych stron — potrzebujesz rozwiązania, które pomoże Ci śledzić wszystkie jego aspekty, a pracownikom pozwoli osiągnąć ich pełny potencjał. Odpowiedzią jest metoda Kanban (zwana metodą trzech etapów), która ułatwia organizację pracy i monitorowanie postępów.

Metoda Kanban jest częścią słynnego systemu produkcyjnego firmy Toyota opracowanego w 1959 r. Sprawdziła się ona tak dobrze, że już po trzech latach od wprowadzenia Toyota zaczęła wdrażać ją w całym łańcuchu produkcji.

W systemie Kanban zespoły konsolidują informacje o aktualnych projektach firmy i związanych z nimi działaniami. To pozwala wizualizować te projekty i szybko orientować się w postępach prac poszczególnych członków zespołu. A kiedy postęp jest widoczny i wymierny, dużo łatwiej jest utrzymać tempo dążenia do celu.

W systemie Kanban zadania są podzielone na trzy kategorie według stanu ich realizacji: do zrobienia, w toku i zakończone. Dzięki takiej kontekstowej wizualizacji Kanban pozwala zespołom optymalizować pracę szybko i wydajnie. Poniżej przedstawiono kroki tworzenia tablicy Kanban do projektów zespołowych.
 

1. Potrzebna jest płaska powierzchnia — świetnie nadaje się do tego produkt Post-it® Super Sticky Dry Erase Surface — flamaster i karteczki Post-it® Super Sticky Notes, po jednym kolorze dla każdego członka zespołu W środowiskach aranżowanych ad-hoc dobrze sprawdzają się tablice do spotkań Post-it® Super Sticky Meeting Chart zapewniające dużą mobilność.
2. Utwórz kolumny, rozkładając równo cztery karteczki w jednym kolorze na górze tablicy. Na pierwszej napisz „Właściciel”, na drugiej „Do zrobienia”, na trzeciej „W toku”, a na czwartej „Gotowe”.
3. Przypisz różne kolory karteczek poszczególnym członkom zespołu. Umieść je w kolumnie „Właściciel”, aby móc łatwo przydzielać im zadania.
4. Poproś członków zespołu, aby napisali na karteczkach w przydzielonym im kolorze swoje zadania i projekty i umieścili je w kolumnie „Do zrobienia”.
5. Każdy członek zespołu powinien wybrać zadanie, od którego chce zacząć, i umieścić je w kolumnie „W toku”. Uczestnicy aktualizują stan realizacji zadań, przenosząc je w prawo do kolumny „Gotowe”.

Zapewniając swoim ludziom odpowiednie narzędzia, będziecie w stanie rozwiązać każdy problem. Podejście Kanban pozwoli Ci odpowiednio zmotywować swój zespół do wspólnego osiągania niesamowitych wyników.